Wenn der Mandant über Facetime zum Gespräch bittet.

Das ipo, Institut für Personal- und Organisationsforschung, erforscht die Digitalisierung in Steuerberatungskanzleien.

Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf die Organisationsstrukturen in Steuerberatungskanzleien und wie findet Führung unter den Bedingungen von Digitalisierung statt? Diese Fragen standen im Mittelpunkt einer Reihe von Interviews, die Prof. Dr. Marco Zimmer und Halina Ziehmer vom ipo Institut der FOM, Hochschule für Oekonomie & Management, in verschiedenen Steuerberatungskanzleien führten.

Dass die Rechenmaschinen von einst mittlerweile durch Mikrochips ersetzt wurden, die beliebig komplexe Rechenoperationen in kürzester Zeit möglich machen, ist eines der offensichtlichen Wesensmerkmale der Digitalisierung in der Steuerberatung. Das Team des ipo interessiert sich vor dem Hintergrund von KODIMA jedoch mehr für die weniger offensichtlichen Veränderungen in der Arbeitswelt „Steuerberatungskanzlei“. Es sind die Folgen, die digitale Arbeitsprozesse, Kommunikation und Kollaboration für die Führungs- und Organisationsstrukturen in den Kanzleien haben, die das Forschungsinteresse ausmachen. Dabei stehen die Steuerberatungskanzleien im Verbundprojekt KODIMA beispielhaft für viele andere kleine und mittelständische Unternehmen im Dienstleistungsbereich, die diesen Wandel gegenwärtig durchlaufen.

In den Interviews, die das Team des ipo im April bislang geführt hat, ist bereits deutlich geworden, dass Steuerberatungskanzleien diesem Wandel oftmals nicht passiv unterliegen, sondern sie diesen Wandel aktiv mitgestalten. Natürlich wurde der Triumphator CN2 in den Museumskasten verbannt, und es wurden digitale Kommunikations- und Kollaborationstools eingeführt. Ebenso gilt es, Arbeitsprozesse zu implementieren, die so wenige Medienbrüche wie möglich beinhalten. Doch wenn Jahresabschlüsse via Software berechnet und über Schnittstellen in Echtzeit um neue Daten angereichert werden, dann verändert das nicht nur die Aufgabe „Jahresabschluss erstellen“ an sich, sondern auch die Anforderungen, die an den Arbeitsprozess und sein Ergebnis gestellt werden. Zudem schrumpfen diese Anforderungen auch nicht zwangsläufig analog zur physischen Größe des jeweiligen Arbeitswerkzeugs. Ganz im Gegenteil, sie wachsen oft. Auch lokalisiert sich Arbeit nicht mehr um das Werkzeug herum, sondern ist überall und zu jeder Zeit möglich. Nicht zuletzt sind es die Anforderungen der Mandanten/innen, die Arbeitsprozess und Arbeitsergebnis beeinflussen und beide ebenso von Raum und Zeit, von Büro und Arbeitszeit, entkoppeln. Besonders deutlich wird dies bei Nachfragen oder Terminwünschen, die Mandanten/innen an ihre Steuerberater/innen haben: Zwischen dem Aufkommen der Frage beim Mandanten und dem Erscheinen der Frage auf dem Smartphone oder Laptop der Steuerberater/innen vergehen oftmals nur Minuten. Unmittelbarer Kommunikationsbedarf vonseiten der Mandanten/innen, verbunden mit der Erwartung einer ebenso unverzüglichen Antwort – das stellt neue Anforderungen an die Arbeitsorganisation von Steuerberater/innen, denn Facetime oder WhatsApp ermöglichen eine Form des Mandantenkontakts, den Steuerberatende nicht im Vorfeld planen können, geschweige denn unter Rückgriff auf Kundendaten vorbereiten. Die klassischen Bedingungen der Planbarkeit von Raum und Zeit in der Gestaltung der Kundenkontakte sind möglicherweise also nicht weniger antiquiert als der Triumphator CN 2.    

In leitfadengestützten Interviews hat das ipo-Team zu diesen Aspekten genauer nachgefragt, wobei neben der Frage der konkreten Auswirkungen auf Führung und Organisation (z. B. zeitliche und räumliche Entgrenzung von Arbeit oder neue Aufgabenfelder) auch Fragen gestellt wurden, die auf das Thema zielen: Was macht das alles mit den Mitarbeitern/innen in den Kanzleien? Von Steuerfachangestellten, Mitarbeiter/innen der Qualitätssicherung und angestellten Steuerberater/innen bekam das ipo-Team wertvolle Antworten auf diese und andere Fragen.

Autorin: Halina Ziehmer M.A., wissenschaftliche Mitarbeiterin am ipo Institut für Personal- und Organisationsforschung

Dieses Forschungs- und Entwicklungsprojekt wird im Rahmen des Programms „Zukunft der Arbeit“ (FKZ 02L15A312) vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) und dem Europäischen Sozialfonds (ESF) gefördert und vom Projektträger Karlsruhe (PTKA) betreut. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung liegt beim Autor.
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